SEBELUM MULAI
Inti panduan
- Tetapkan satu identitas order sejak kebutuhan pelanggan dicatat.
- Setiap serah terima perlu hasil, penanggung jawab, dan langkah berikutnya.
- Bedakan hasil survei, persetujuan penawaran, kesiapan kerja, dan pemasangan selesai.
DARI SATU TAHAP KE TAHAP BERIKUTNYA
Langkah demi langkah
Catat kebutuhan dan jadwalkan survei
Simpan nama pelanggan, kontak, alamat lokasi, jenis pekerjaan, dan permintaan awal. Sebelum surveyor berangkat, pastikan orang yang ditugaskan tahu waktu kunjungan serta hal yang perlu diukur.
Periksa: Siapa pelanggan, di mana lokasi, kapan kunjungan, dan apa yang diminta?
Ukur dan dokumentasikan kondisi lapangan
Catat ukuran per titik atau item, bukaan, foto lokasi, dan kendala pemasangan. Bila ada ukuran yang belum pasti, tandai sebagai pekerjaan lanjutan; jangan diam-diam menganggapnya final.
Periksa: Apakah penawaran bisa disusun tanpa menebak ukuran atau kondisi lokasi?
Susun penawaran dari hasil survei
Hubungkan spesifikasi, kuantitas, harga, dan catatan pekerjaan ke hasil ukur. Catat revisi bila pelanggan mengubah pilihan material atau lingkup kerja. Baru lanjut setelah versi penawaran yang disetujui jelas.
Periksa: Versi mana yang disetujui pelanggan, dan apa saja yang termasuk?
Siapkan job, material, dan jadwal
Ubah pekerjaan yang disetujui menjadi daftar tugas yang bisa dikerjakan. Periksa kebutuhan material dan aksesori, ketersediaan, tim pelaksana, serta jadwal pemasangan sebelum menjanjikan tanggal pasti.
Periksa: Apa yang sudah siap, apa yang masih menunggu, dan siapa pemilik tindak lanjut?
Pasang, catat kendala, lalu verifikasi
Installer perlu membawa konteks ukuran, lokasi, dan lingkup pekerjaan. Simpan catatan serta foto hasil pemasangan dan kendala yang perlu ditindaklanjuti. Setelah diperiksa, bedakan pekerjaan selesai dari pekerjaan yang masih memiliki perbaikan.
Periksa: Adakah bukti hasil kerja dan daftar kendala yang belum ditutup?
GAMBARAN DI LAPANGAN
Contoh sederhana: pemasangan tiga jendela
Pelanggan meminta tiga jendela aluminium. Surveyor menemukan satu bukaan perlu penyesuaian. Catatan itu masuk ke hasil survei dan penawaran, bukan hanya tertinggal di chat. Saat job dijadwalkan, tim tahu material yang dibutuhkan dan titik yang berisiko. Setelah pemasangan, foto hasil dan catatan penyesuaian membantu owner memeriksa apakah pekerjaan benar-benar selesai.
BIAR TIDAK ADA YANG TERLEWAT
Checklist serah terima sebelum pindah tahap
- Tulis keputusan dan perubahan spesifikasi pada order yang sama.
- Tunjuk satu penanggung jawab untuk tahap berikutnya.
- Pisahkan status “menunggu pelanggan”, “menunggu material”, dan “menunggu tim”.
- Jika ada kendala lapangan, catat keputusan serta siapa yang menyetujuinya.
Alur ini bisa dimulai dengan checklist sederhana. AlumiFlow membantu menyatukan konteks customer, survei, penawaran, job, dan instalasi ketika tim membutuhkan satu tempat untuk bekerja bersama.
Kembali ke semua panduan